קפה פרו-אקטיבי – כלי דינמי ויעיל לעבודה השתתפותית על אתגרים

בקפה הפרו-אקטיבי, משתתפים מוזמנים לשתף את הקבוצה ברעיון שיש להם תשוקה לקדם, ולנסח מה העזרה הרצויה להם מהקבוצה, על מנת לגלות ולגבש דרכי פעולה. מתודולוגיה זו עוזרת לאנשים להניע רעיונות שתקועים או נמצאים בשלבי התגבשות, על ידי כך שהם נעזרים בחכמה ובניסיון של המעגל/קבוצה/קהילה. מתודה זו מתאימה לרעיונות ממוקדים לפעולה, ולא לרעיונות אמורפיים ולא מגובשים.

ככה עושים את זה

שלב ראשון

מזמינים אנשים לחשוב על אתגרים ורעיונות שהם רוצים לעסוק בהם ביחס למטרת המפגש ולרשום מה העזרה הרצויה להם מהקבוצה. מתוך כל הרעיונות שעלו – בוחרים את האתגרים בהם נרצה להתמקד בהתאם לכמות האנשים במפגש (על מנת שהקפה הפרו-אקטיבי יהיה יעיל, צריכים להיות לפחות 3 אנשים בכל שולחן, מעבר לאדם שהציע את הרעיון ולמתעד). בחירת האתגרים יכולה להיעשות בצורה של הצבעה, ניתן גם לחבר אתגרים דומים לאותו שולחן. ישנה אפשרות להזמין את האנשים שהרעיונות שלהם לא נבחרו לעבודה משותפת בשלב מאוחר יותר.

בונים לוח עליו רשומים נושאי השיחה והמיקומים שלהם (כיתות פעילות או שולחנות ממוספרים).

שלב שני

מתחלקים לשולחנות ועובדים בסבבים. האדם שהציע את הרעיון מתיישב ליד שולחן, ולידו מתיישב מתעד שהרעיון מעניין אותו. שניהם יישארו בשולחן זה לאורך כל הסבבים. שאר האנשים מוזמנים לבחור שולחן שמעניין אותם ולהצטרך אליו. אין צורך שתהיה כמות זהה של אנשים בכל שולחן. האנשים שמגיעים הם האנשים הנכונים!

מבחינת עיצוב המרחב – מומלץ לעצב בצורה של בית קפה- שולחנות, מפות, כיבוד, תפריטים עם השאלות. המנחים לוקחים צעד אחורה ונמצאים ב-service- מוודאים שיש לכולם מה לשתות, שיש כלי כתיבה, שישנם על התנאים לעבודה משותפת מיטבית. סומכים על המשתתפים ולא מתערבים בשיחות שלהם.

בסבב הראשון עונים על השאלה:

• מה השאלה שמאחוריי השאלה – מה המוטיבציה? הדחף? למה אני רוצה לעשות את הפרוייקט הזה ולמה זה חשוב?

כשנגמר הזמן, מבקשים מכל האנשים חוץ מבעל הרעיון והמתעד להתחלף וללכת לשולחן אחר. בעל הרעיון והמתעד עושים בריף קצר למצטרפים החדשים לגבי מה שהיה עד עכשיו, וממשיכים לשאלה הבאה:

• מה חסר – מה כדאי לקחת בחשבון כשחושבים על הפרויקט הזה?

לאחר שאלה זו יש החלפה נוספת ועדכון של המצטרפים החדשים. וממשיכים לשאלה הבאה:

• מה למדתי לגבי עצמי והפרויקט? מה הצעדים הבאים שלי? לאיזה עזרה אני עדיין זקוקה?

כל האנשים בשולחן מתחלפים בכל סבב, מלבד מתנדב שמתעד את מה שעולה בשולחן, ומי שהעלה את הרעיון/אתגר. כדאי להכין דפי תיעוד מושקעים ומובנים, על מנת להציג אותם לאחר מכן.

לאחר החלק האחרון חשוב לתת לבעל הרעיון כמה דקות לרפלקציה אישית.

חלק השלישי

בחלק זה מתבצע שיתוף במליאה. במידה והיו 5-6 שולחנות, אפשר לבקש מכל בעל רעיון לומר על מה הוא אסיר תודה ומה הצעדים הבאים שלו. במידה והיו שולחנות רבים ואנחנו לא רוצים לייגע, חשוב להציג את דפי התיעוד בגלריה, או לסרוק ולשלוח לכולם במייל, ובמליאה לבקש שיתוף ברגעי AHA מכמה משתתפים. חשוב לתת למשתתפים הזדמנות להגיד אם הם רוצים לקחת חלק בפתרון גם בהמשך. ניתן לעשות לוח ביציאה עם שמות כל הפרוייקטים ולבקש מאנשים לרשום שם וטלפון במידה והם רוצים להמשיך להיות מעורבים.

דוגמאת שימוש

בתהליך שחברת Beinco מובילה עם אשכול גליל מזרחי באמצעות כלי זה, הם מובילים תהליך של שיתוף ידע ויצירת שיתופי פעולה בין הרשויות השונות בתוך האשכול.

בתהליך נוכחים עובדים מכל הרשויות שמציפים אתגרים בעבודה השוטפת שלהם בתוך הרשות ואל מול התושבים, ובעבודה המשותפת בשולחנות הם עוזרים אחד לשנייה לפתור את האתגרים מתוך ניסיונם והידע המקצועי שלהם.

המלצת שימוש

למפגש יכולות להיות מגוון מטרות: פתרון אתגר, עבודת צוות, חיזוק קשרים ועוד. השאלות שניתנו כאן כדוגמא הן השאלות הקלאסיות, ואותן צריך להתאים למטרות שהוגדרו.

שם הארגון: BEINCO

מציגי הכלי:ז'קלינה ישעיה וליאו נתנזון

מייל: [email protected]

קישורים:

http://artofhosting.ning.com/video/proaction-cafe

http://amandafenton.com/core-methods/what-is-the-pro-action-cafe/